Ce guide indique comment remplir un avis de publicité, plus spécifiquement un avis rectificatif à partir d’un MAPA importé.

 

Nous allons créer un avis rectificatif à partir d’un avis importé et explorer chaque étape du processus.

 

 

 

 

 

1.1   Connexion depuis la plateforme PLACE

 

Depuis quelle plateforme dois-je me connecter ? 

 

• Connectez-vous depuis la plateforme PLACE agent, en renseignant identifiant et mot de passe habituels.
• Depuis la page d’accueil, cliquez sur l’onglet « Consultation et annonces », puis sur « Toutes les consultations » dans la section « Consultations ».
• Recherchez votre consultation depuis la liste ou en renseignant des « mots clés »
• Une fois la consultation trouvée, cliquez sur « Autres actions », puis sélectionnez « Publicité » dans la liste déroulante qui s’affiche
  • Si le bouton « Publicité » est indisponible depuis « Autres actions », cliquez sur « Détails »
  • Depuis le bandeau du bas « Mes actions », cliquez sur « Publicité »
• Dans l’encadré bleu « Création / Suivi de la publicité » :
  • S’il s’agit d’un premier avis de public, renseigner, dans la zone blanche, le compte BOAMP
  • Si l’information est déjà complétée, cliquez directement sur « Saisir / Suivre ses avis » en haut à droite de ce même encadré bleu
• Un onglet s’ouvrira dans votre navigateur.
  • Si l’onglet ne s’ouvre pas, cliquez sur « Options » pour autoriser son ouverture.

 

Conseil : utiliser les navigateurs Mozilla Firefox ou Microsoft Edge pour réaliser vos avis de publicité.

1.2  Accès au tableau de bord du module de publicité

 

Pourquoi s’affiche un tableau de bord, parfois vide, parfois avec une ou quelques lignes ? 

• Le tableau de bord filtre par défaut avec la référence de la consultation PLACE.
  • Si aucun avis de publicité n’a encore été élaboré, le tableau de bord sera vide.
  • Si un avis a déjà été élaboré, envoyé, refusé, publié, une ligne sera apparente dans le tableau de bord.
  • Si des avis ont été liés à votre avis initial, vous verrez autant de lignes que d’avis liés.
  • Il est bien évidemment possible de supprimer les éléments présents dans le champ recherche, puis de cliquer sur la loupe pour faire afficher tous les avis de publicité relatifs à la structure de rattachement liée à un n° SIRET.

1.3  Création d’un avis rectificatif depuis un avis importé

 

• Pour créer un avis rectificatif, positionnez-vous sur la référence d’un avis au statut IMPORTE
• Cliquez sur le bouton … tout à droite dans la colonne Actions
• Dans le menu contextuel, cliquez sur « Rectifier cet avis »
• A partir de ce moment, vous voici lancés dans la rectification d’un avis de publicité, qui passera par différentes étapes, toutes regroupées dans l’avis, depuis la vérification des éléments hérités de l’avis importé, puis la rédaction des informations rectificatives, jusqu’aux données de facturation.
• Tout est réuni en un unique formulaire.

 

 

Vérifiez les éléments hérités de l’avis importé

• Les éléments dans la section « Bloc 1. Identification de l’organisme qui passe le marché » et « Bloc 3. Description du marché » reprennent les éléments saisis dans l’avis importé.
• Vous pouvez modifier ces informations directement depuis l’avis.

 

• Cliquez sur « Bloc 4. Informations rectificatives » pour modifier une date ou une information du formulaire initial :
  • Caractéristiques principales
  • Renseignements relatifs aux lots
  • Procédure
  • Durée du marché ou délai d’exécution
  • Conditions relatives au marché
  • Justifications
  • Critères d’attribution
  • Conditions de délai
  • Autres renseignements
  • Adresses complémentaires

 

 

 

Comment rédiger les informations rectificatives ?

• Vous avez le choix entre deux types de modification :
  • « Pour modifier une date, remplissez les champs ci-dessous »
  • « Pour toute autre modification, remplissez les champs ci-dessous »
• Pour ajouter une ou plusieurs modifications, cliquez sur le bouton « Ajouter », puis ajuster avec le bouton « Supprimer » si nécessaire.

 

Particularités sur la modification de dates

• Situez une modification en sélectionnant une valeur dans le menu déroulant « Dans la rubrique * » :
  • Envoi des invitations
  • Remise des candidatures
  • Réception des candidatures
  • Réception des offres
• Selon que le champ « au lieu de (ex: 21/03/2000 à 18 :30) » est rempli ou laissé vide, le champ « lire / ajouter (ex : 21/03/2000 à 18 :30) * » permet de mettre à jour ou d’ajouter une date.

 

Particularités sur les autres modifications

• Situez une modification en renseignant manuellement le champ « Dans la rubrique * » et cliquez sur « Lire », « Ajouter », ou « Supprimer » selon qu’il s’agit d’une mise à jour, d’un ajout ou d’une suppression. Renseignez ensuite les champs conditionnels correspondant à la nature de la modification.
• Si « Lire » est sélectionné, le champ « au lieu de » est affiché. Cette information est un champ obligatoire conditionnel. Même si l’information ne comporte pas d’étoile rouge, nous vous invitons à la compléter.
• En cas d’oubli, lors de la vérification du formulaire, une alerte rouge cliquable vous orientera vers les champs à renseigner obligatoirement.

 

 

4.1  Facturation

 

Vérifiez les données de facturation héritées de l’avis importé

• Si vous avez enregistré des comptes de facturation au BOAMP dans vos préférences (nous vous invitons à visionner le tutoriel réalisé à cet effet), cliquez sur l'étoile située ci-contre le champ « N° de service exécutant » pour rapatrier ces informations sans avoir à les ressaisir.
• Pour les comptes de facturation au BOAMP non saisis dans les préférences, renseignez au minimum les champs obligatoires matérialisés par une étoile rouge*
  • Conseil : nous nous invitons à renseigner vos comptes de facturation directement dans les préférences, pour les retrouver à la création de vos avis et éviter ainsi les erreurs.
  • Attention : la classe de profil n’est pas présente dans les préférences, il faut penser à choisir la bonne option, sous peine de défaut de facturation.

• Cliquez sur « Suivant » pour passer à la partie « Indexation de l’annonce »

 

4.2  Indexation de l’annonce

 

Ces éléments servent à indexer votre annonce, à faciliter la recherche, sur le site du BOAMP.

• Vérifiez les champs obligatoires* suivants :
  • Date jusqu'à laquelle cette annonce doit être disponible sur http://www.boamp.fr »
    • Renseignez une date de validité jusqu’à 90 jours après la date d’aujourd’hui pour la disponibilité sur le site du BOAMP.
  • Objet de l'avis (tel qu'il apparaitra dans le moteur de recherche http://boamp.fr)
  • Nom de l'organisme
    • Conseil : s’il est constitué de moins de trois lettres, décliner dans son entièreté le sigle ou ajouter des espaces pour atteindre cinq caractères

 

• Les informations suivantes sont normalement héritées de votre avis importé :
  • Désirez-vous faire apparaître que votre avis comporte des critères sociaux ?
  • Désirez-vous faire apparaître que votre avis comporte des critères environnementaux ?

 

• Poursuivez la vérification des champs obligatoires* suivants :
  • « Mots descripteurs »
    • Information : la liste des 395 mots descripteurs de la DILA (Direction de l’Information Légale et Administrative) a été mise à disposition dans la communauté PLACE de la plateforme Respaé. Elle n’est pas vouée à évoluer pour le moment.
    • Conseil : rapprochez-vous le plus possible du libellé ou des CPV de votre marché, à défaut de trouver les mots exacts
  • « Sous quel(s) département(s) votre annonce doit-elle être mise en ligne ? »
    • Renseignez un ou des départements limitrophes dans la limite de 9.
    • Information : le nombre maximal de départements à choisir est de 9. Une évolution pourrait avoir lieu dans les prochains mois, afin d’augmenter le plafond.
    • Cette zone doit impérativement être renseignée pour permettre le tri des annonces par département et faciliter la consultation des internautes. La mise en ligne ne vous est facturée qu'une fois.

4.3  Identifiants de l'annonceur

• Les premières informations sont reprises automatiquement de la partie « Facturation ».
• Seuls les trois derniers champs sont à contrôler ou modifier.

 

• • Information : si vous avez enregistré un compte annonceur dans vos préférences (nous vous invitons à visionner le tutoriel réalisé à cet effet), il sera automatiquement repris.
  • Conseil : Si le compte annonceur prérenseigné ne convient pas, il faudra modifier manuellement les trois champs. Seul un compte annonceur peut être préenregistré dans les préférences.

4.4  Valider la demande

 

La page de validation reprend les informations présentées au début de la création d’un avis de publicité : choix du formulaire et choix des supports de diffusion, agrémentées de l’identification de l’organisation acheteuse.

• Recommandation : pour toute modification relative aux choix du formulaire ou des supports de diffusion, il conviendra de créer un nouvel avis.
• Information : pour toute modification relative l’identification de l’organisation acheteuse, il conviendra de se reporter à la section Validation Facturation.

 

5.1  Vérification des erreurs

• Avant de soumettre, cliquez sur « Vérifier le formulaire » pour repérer d’éventuelles erreurs.
• La vérification du formulaire peut être faite tout au long de la saisie de l’avis de publicité.
• Information : si vous cliquez sur Vérifier le formulaire, que vous faites apparaître des alertes, que vous enregistrez et quittez votre avis de publicité, à la réouverture de votre avis, les alertes ne seront pas présentes visuellement.

5.2  Types d’alertes

Le module de publicité propose trois types d’alertes :

• Les alertes rouges
  • Bloquantes, elles empêcheront l'envoi.
  • Cliquables, elles redirigent vers le champ à compléter.
• Les erreurs jaunes
  • Informatives, elles sont uniquement liées aux éléments de la validation.
  • Bien qu’elles permettent l’envoi de l’avis, la facturation au BOAMP ne pourra plus se faire de manière électronique, uniquement sous format papier.
  • Cliquables, elles redirigent vers le champ à compléter.
• Les alertes grises
  • Bloquantes, elles empêcheront l'envoi.
  • Non cliquables et souvent liées à des alertes rouges, nous vous conseillons de compléter toutes les autres alertes, avant de vous intéresser à celles-ci.

5.3  Envoi de l’avis

• Vérifiez une dernière fois le formulaire.
• Si aucune alerte ou erreur ne remonte, votre avis semble prêt à être envoyé. Cliquez alors sur « Envoyer la demande ».
• Une fois le formulaire envoyé, vous serez redirigé·e vers le tableau de bord de tous les avis de publicité.
  • Le statut de votre avis sera « envoyé », avec la présence de l’information de la date d'envoi dans la colonne prévue à cet effet.
  • Si après quelques secondes, un retour pour « avis non conforme » apparaît, alors il conviendra de modifier votre avis.
  • Si après quelques minutes, un retour pour avis refusé apparaît, alors il conviendra de corriger votre avis.
  • Si après plusieurs minutes, le statut est toujours à « envoyé », alors votre avis devrait être publié.